Perkembangan terbaru di dunia bisnis modern hospitality menunjukkan bahwa hampir mustahil mengoperasikan sebuah villa tanpa hadirnya Property Management System yang tepat.
Alasannya beragam, namun kami dapat menyimpulkan beberapa alasan penting diantaranya.
PMS mempersingkat waktu dan memudahkan pekerjaan anda, menaikkan revenue dan mampu mengoperasikan banyak villa dengan mudahnya. Namun, di antara banyaknya pilihan yang tersedia, bagaimana cara memilih PMS yang tepat bagi properti anda?
Mari kita tengok beberapa poin di bawah ini.
Apakah Property Management System itu dan mengapa penting untuk memilikinya?
Secara singkat, property management system atau disingkat menjadi PMS, adalah sebuah solusi perangkat lunak all-in-one, yang mana bisa memudahkan kerja dari pelaku industri villa dan hospitality dengan tugas-tugas penting seperti penjualan, distribusi, sinkronisasi, perencanaan dan kegiatan operasional harian. Di dunia hospitality modern, perangkat lunak ini menggantikan segara metode dokumentasi dan pengarsipan tradisional yang masih berbasis kertas.
Penggunaan sistem manajemen properti ini terus meningkat dari satu dekade belakangan ini, terutama sejak dikenalnya teknologi cloud.
Banyak keuntungan yang bisa didapat dari penggunaan Sistem Manajemen Properti ( Property Management System -PMS ), diantaranya adalah mudahnya pengaturan kalender yang bisa menekan kesalahan double-bookings atau salah harga. Sistem Manajemen Properti ini memberi kemudahan bagi para staf untuk mengerjakan berbagai tugas penting dengan cepat.
Dengan banyaknya villa yang memilih untuk menggunakan PMS, mereka yang masih memilih proses manajemen manual secara langsung menempatkan diri mereka ada posisi yang kurang beruntung dalam kompetisi ketat ini. Kunci dari memilih perangkat PMS yang tepat adalah dengan memahami apa yang villa anda butuhkan.
Dengan berlimpahnya pilihan perangkat lunak yang tersedia di pasaran, masing-masing memiliki perbedaan tipis pada fitur yang ditawarkan, penting bagi kita untuk memilih perangkat yang paling tepat bagi properti anda. Di bawah ini anda bisa menemukan beberapa tips dari kami yang kami harapkan bisa membantu anda dalam menentukan pilihan yang tepat.
1. Merinci Apa yang Dibutuhkan Properti Anda
Langkah pertama dalam memilih perangkat sistem manajemen properti adalah dengan merinci dan memastikan apa saja yang menjadi kebutuhan bagi properti anda. Anda diharapkan bisa membuat daftar yang persyaratan yang berbeda saat menentukan pilihan sistem properti manajemen.
Hal ini bisa dianggap sebagai daftar utama yang akan anda pergunakan untuk menentukan pilihan perangkat PMS yang tepat.
2. Tentukan Budget Tetap
Sebelum anda memulai proses pemilihan perangkat sistem properti manajemen dari banyaknya pilihan yang tersedia di pasaran, anda harus berdiskusi terlebih dahulu dengan departemen keuangan anda dan menetapkan berapa banyak biaya yang akan anda keluarkan. Penting juga untuk mengetahui sampai seberapa jauh toleransi pembengkakan budget yang sudah anda terapkan.
3. Baca Ulasan dari Pelanggan Asli
Kemudian, penting bagi anda untuk tidak menelan begitu saja penawaran dan bujuk rayu dari penyedia jasa perangkat PMS ini.
Alih-alih, anda harus meluangkan waktu yang cukup untuk melakukan riset mengenai produk yang mereka tawarkan dan mencari tahu apa yang orang lain atau pelanggan mereka katakan mengenai perangkat tersebut.
Cek ulasan online, pantau akun media sosial mereka dan cari tahu mengenai pengalaman sesungguhnya dari pelanggan mereka. Bila anda hanya mendapatkan ulasan yang negatif, komplain mengenai layanan pelanggan, atau banyaknya isu perangkat lunak itu sendiri, akan lebih baik bagi anda untuk mencari pilihan berbeda.
4. Gunakan Teknologi Cloud
Kriteria lain dalam memilih perangkat PMS adalah teknologinya yang berbasis cloud.
Hal ini menjadi fitur penting yang nantinya akan meringankan pekerjaan anda. Sekarang semuanya diselesaikan secara otomatis di cloud penyedia layanan PMS anda. Selain itu, layanan berbasis cloud lebih fleksibel, terpercaya, lebih dapat diandalkan, harga lebih terjangkau dan saat dibutuhkan, kita dapat upgrading dengan cepat.
5. Lihat Kriteria Utama dari Perangkat Sistem Manajemen Properti
Terakhir, perangkat PMS berfungsi sebagai jantung dari seluruh kegiatan operasional villa anda. Inilah yang menjadikan alasan, mengapa anda harus memilih perangkat PMS yang memiliki fitur-fitur utama demi maksimalnya proses operasional villa anda. Singkatnya, perangkat tersebut harus memiliki:
Kriteria Utama dari Perangkat Sistem Manajemen Properti
- Booking Engine.
- Central Reservations System.
- Pemrosesan Pembayaran
- Channel Manager.
- POS Restoran & Bar.
- Manajemen Event
Yang tidak boleh dilupakan adalah, sebuah perangkat PMS juga harus dilengkapi dengan tools analytic yang bisa membantu anda memantau performa dan menganalisa behavior tamu anda dan juga tren yang sedang terjadi.
Apa untungnya punya PMS yang terlalu susah dioperasikan?
Perangkat PMS bertindak sebagai otak dibalik seluruh kegiatan operasional villa anda. Hal ini yang menjadikan alasan bagi anda supaya tidak terburu-buru menentukan pilihan perangkat apa yang akan anda pergunakan.
Memilih perangkat PMS yang salah bisa berakibat fatal bagi villa atau hotel anda. Sebaliknya, perangkat property management system yang berkualitas akan sangat membantu para pemilik villa dalam implementasinya terhadap manajemen revenue strategi yang solid.
Yang tidak boleh kita lupakan juga, perangkat property management system yang canggih tidak serta merta memberikan solusi yang tepat tanpa orang-orang yang bekerja di baliknya. Kombinasi sumber daya yang tepat dengan tim yang berdedikasi di belakangnya memberikan peningkatan revenue yang maksimal.
Dengan mengikuti tips diatas, anda diharapkan mampu memilih perangkat PMS yang tepat, sesuai dengan kebutuhan dari villa anda.
