Tim manajemen properti berfungsi sebagai perantara bagi Anda, properti, dan penyewa Anda. Pemilik properti menyewakan properti mereka dengan harapan mendapatkan penghasilan tambahan tanpa banyak tekanan ekstra. Penyewa menyewa properti dengan harapan menemukan tempat tinggal yang nyaman dengan harga terjangkau. Tugas perusahaan manajemen properti adalah meredakan stres pemilik properti sewaan mereka.
Meskipun demikian, tim properti bertanggung jawab atas banyak hal dalam mengelola properti sewaan, seperti pemasaran dan periklanan villa, penyaringan penyewa, dan pemrosesan aplikasi.
Pelanggan adalah urat nadi bisnis Anda. Tanpa mereka, bisnis Anda kemungkinan besar tidak akan ada. Karena mereka sangat penting, agar mereka selalu dipertahankan untuk menciptakan bisnis hanya di tempat Anda. Salah satu cara terbaik untuk melakukan ini adalah dengan menawarkan customer service atau layanan pelanggan yang sangat baik.
Semoga 6 tips customer service yang kami berikan ini mampu memberikan panduan bagi tim properti untuk memberikan dukungan klien yang paling efektif:
1. Buat Kontrak Sewa yang Adil dan Lugas
Awal dari hubungan penyewa-pemilik yang sukses adalah kontrak sewa yang adil dan disepakati. Pastikan penyewa memahami semua yang tertulis dalam kontrak, jadi tidak ada yang tersisa untuk mereka reka-reka atau menjadi pertanyaan bagi mereka. Semakin lugas kontraknya, semakin banyak penyewa akan merasa nyaman ketika mereka menandatanganinya. Kontrak yang tidak jelas atau ambigu tidak hanya mengundang ruang untuk interpretasi, tetapi penyewa juga dapat melihat ini sebagai sesuatu yang ditutupi.
2. Customer Service: Dapat Dihubungi 24 Jam Nonstop
Tidak pernah menyenangkan untuk menerima telepon pada jam 3 pagi, tetapi sebagai manajer properti – adalah tugas Anda untuk selalu siap (atau mendelegasikannya kepada seseorang yang siap!) ketika situasi darurat muncul. Entah itu pagi, siang, atau tengah malam, penyewa harus tahu bahwa mereka memiliki seseorang untuk dihubungi atau di email untuk mengatasi pertanyaan atau masalah mereka.
3. Merespon Semua Komunikasi dalam Waktu 24 Jam
Meskipun aksesibilitas sepanjang waktu sangat ideal, kami memahami bahwa tidak semua panggilan dan email dapat dijawab dengan segera. Tetap saja manajer properti hanya manusia yang butuh beristirahat! Namun, memberikan layanan pelanggan yang sangat baik berarti merespons dalam waktu 24-48 jam jika Anda tidak dapat segera merespons. Penyewa yang tidak dapat menghubungi tim melalui telepon pada pukul 10 malam tetapi menerima panggilan kembali keesokan paginya akan percaya bahwa tim properti menganggap mereka sebagai prioritas. Perusahaan manajemen properti yang responsif menciptakan kepercayaan dan rasa terima kasih di antara para penyewa.
4. Tetapkan Batasan yang Jelas
Cara tercepat untuk merusak hubungan penyewa-tuan tanah adalah dengan tidak adanya titik temu di antara keduanya. Pastikan ekspektasi jelas dua arah, dan jika tim properti mengatakan mereka akan melakukan sesuatu – lakukanlah (atau komunikasikan mengapa Anda tidak akan bisa melakukannya).
Baca juga artikel kami tentang bagaimana cara meningkatkan average daily rate villa/properti Anda
5. Berinteraksi Secara Teratur Dengan Penyewa
Di luar permintaan, saran, dan keluhan – penting untuk berinteraksi secara teratur dengan penyewa untuk menciptakan hubungan dan pemahaman yang kuat tentang masalah mereka. Sebaiknya, penyewa dan manajer properti tidak hanya berkomunikasi ketika ada masalah saja. Tujuannya adalah untuk menciptakan hubungan di mana masalah dapat didiskusikan sebelum terjadi masalah yang sebenarnya.
6. Jadilah Profesional (Dan Buktikan)
Penyewa harus merasa yakin bahwa tim manajemen properti mereka tahu apa yang mereka lakukan. Tim properti harus mengetahui kontrak, mengetahui situs website, mengetahui proses pemeliharaan dan komunikasi, dan mengetahui properti. Ketika setiap permintaan dan pertanyaan dijawab dengan cepat dan akurat, penyewa akan menghormati tim properti atas pekerjaan yang mereka lakukan.
Lihat salah satu portofolio manajemen terbaru kami
Persaingan sangat ketat dalam industri manajemen properti, sangat mudah untuk mengubah perusahaan manajemen akhir-akhir ini. Perhatian pada layanan pelanggan Anda dapat membantu Anda membangun hubungan yang dinamis dengan klien dan penyewa yang ada, serta meningkatkan bisnis baru, yang pada akhirnya memastikan peningkatan profitabilitas dan operasi yang berkelanjutan.
